Lançado em 1985, o Excel foi criado pela Microsoft. Com diversas funcionalidades, o programa de computador Excel é a ferramenta mais indicada para os setores financeiros. Pois pode fazer demonstrações de resultados financeiros, orçamentos, previsões. E para tal exibi não só em tabelas dinâmicas, mas também em gráficos. Para isso usa fórmulas avançadas que transformam processos manuais que levariam muito mais tempo em processos rápidos.
Entretanto, devemos ver o Excel como uma grande ferramenta de resolução de problemas, pois além lidar com bastante números e fórmulas, também tem a capacidade de gerenciar grandes quantidades de texto.
Ele também pode ser usado por desenvolvedores, pois tem uma guia especial para isso e cheia de funções. Porém, não vem nativa no programa e com isso tem de seguir alguns passos para sua ativação que variam de versão para versão.
As empresas querem saber no detalhe as características de seus clientes para que possam atendê-los da melhor forma possível. Para isso trabalha com dados provenientes de fontes externas e outros sistemas de banco de dados, como Oracle, SAP, SQL Server. Assim precisa-se coletar dados, analisa-lo, tirar conclusões e apresentar essas conclusões para os responsáveis em tomar decisões. Com Excel você pode extrair essas informações e em seguida criar estudos e relatórios.
Algumas funcionalidades interessantes
O Microsoft Excel possui variadas características e funções para facilitar a vida e o controle do usuário. Quanto mais funções você descobrir, mais eficiência terá em seu trabalho. Confira algumas:
Livre-se de espaços extras em uma célula
Pode ser extremamente útil ter à mão uma função para cortar espaços desnecessários de uma célula, principalmente quando se extrai informações de um banco de dados e surgem, por um motivo aleatório, intervalos extras atrás ou à frente dos espaços legítimos. Dependendo da destinação de sua planilha, isso pode causar estragos. Fique apenas com os espaços únicos e certos entre as palavras, aplicando a fórmula: TRIM (A1).
Veja o número de caracteres
Algumas fórmulas dão a quantidade especificada de caracteres a partir de uma referência de célula. Aproveite as funções: = RIGHT (texto, número de caracteres), = LEFT (texto, número de caracteres), = MID (texto, número inicial, número de caracteres). A primeira sugere o número de caracteres a partir da direita da cadeia de texto, a segunda lhe dá o número de caracteres a partir da esquerda, e MID especifica a quantidade a partir do meio de uma palavra.
Descubra referências ou valores duplicados
Uma forma eficaz de verificar se existem células com conteúdos repetidos em sua planilha é criar um destaque para esses campos com uma cor distinta. Podem-se evitar confusões visuais ao clicar no botão “Formatação Condicional”, depois selecione o item “Nova Regra”. Você vai indicar a opção “Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados”, depois “Formatar tudo” e clicar a seleção “Valores duplicados” e “Formatar”. É chegado o momento de decidir quais as formatações que você quer, segundo as escolhas possíveis de tipografia, cor, preenchimento e demais alternativas. Clique em confirmar e tenha tudo que for duplicado em sua planilha mais visível daí por diante.
Proteja sua planilha
Um recurso formidável para que sua planilha não seja modificada ou acessada por funcionários que não estejam autorizados. No menu superior, vá até a aba “Início”, depois em “Formatar” e, em seguida, “Proteger Planilha”. Você vai colocar uma senha e confirmá-la, deixando a sua planilha bloqueada. Para usá-la novamente, prossiga para “Início”, “Formatar” e “Desbloquear Planilha”, quando será solicitada a senha que você usou.
Verifique a ortografia
É possível analisar se existem palavras escritas de forma errada ou que precisem de correções ortográficas simplesmente apertando o botão F7. Mas deve-se levar em conta que nem todas as recomendações sugeridas pelo software são corretas para o idioma português, o que requer atenção especial do usuário.
Combine dados de células diferentes
Pode-se combinar os dados de duas ou mais células com a função: Concatenate (A1, “ “, B1). É possível fazer a mesma coisa usando o símbolo “&” entre duas células. Se há a palavra “José” na célula A1 e “Silva” na célula “B1”, o usuário poderia se utilizar da fórmula =A1&” “&B1, que teria como resultado “José Silva”.